Mọi lead Hot và Warm đều có người gọi, đúng lúc
X-CRM B2B giao việc gọi ngay khi lead vào, tự tạo bước follow-up ở từng giai đoạn tới khi chốt deal, rồi theo dõi hợp đồng tới ngày gia hạn. Sales không phải tự nhớ, quản lý không phải đợi số liệu cuối tháng.
Hệ thống demo có sẵn dữ liệu mẫu và tài khoản theo vai trò. Mỗi lần đăng nhập là một phiên thử riêng trong 6 giờ.
- HotLead nóng1 giờ
- WarmĐang quan tâm2 giờ
- CoolMới tiếp cận4 giờ
Lead thường không mất ở marketing. Lead mất ở khâu chuyển sang sales.
Marketing làm ra lead, sales nhận lead, nhưng giữa hai đội là một khoảng trống: không ai giao việc, không ai đo thời gian phản hồi, không ai nhắc bước tiếp theo.
Từ lúc lead vào tới lúc hợp đồng gia hạn, khâu nào cũng có việc kế tiếp, có người phụ trách và có hạn.
Lead Hot không ai gọi, hoặc gọi sau vài ngày
Khách đã nguội, chi phí marketing bị lãng phí
Sales tự nhớ việc, ghi trên Excel, sổ tay, tin nhắn riêng
Quên follow-up, mất dấu khách khi nhân sự nghỉ việc
Một khách bị nhập nhiều lần, mỗi sales giữ một bản
Hai người cùng gọi một khách, dữ liệu sai lệch
Marketing không biết lead chuyển sang được xử lý ra sao
Không đánh giá được kênh nào ra doanh thu
Quản lý chỉ có số liệu khi cuối tháng tổng hợp tay
Phát hiện deal sắp mất khi đã quá muộn
Hợp đồng sắp hết hạn nhưng không ai theo dõi
Khách không được mời gia hạn, mất doanh thu định kỳ
Một vòng khép kín giữa marketing và sales
Lead vào, việc được giao ngay, kết quả được ghi lại đầy đủ. Khi kết nối BowNow, kết quả còn quay về BowNow để marketing cùng thấy. Không có bước nào phụ thuộc vào trí nhớ của một người.
Lead vào hệ thống
Sales nhập lead tay với mức Hot / Warm / Cool, hoặc lead chuyển Hot / Warm trên BowNow tự vào CRM qua webhook có xác thực.
Tạo cơ hội, giao đúng người
Hệ thống chống trùng theo email, số di động, mã số thuế; ghi nguồn cơ hội; giao cho sales phụ trách hoặc sales đang ít việc nhất.
Việc gọi đầu tiên có hạn
Hot gọi trong 1 giờ, Warm trong 2 giờ, Cool trong 4 giờ, tính theo giờ làm việc của doanh nghiệp.
Pipeline tự tạo việc
Mỗi giai đoạn có bộ việc cần làm riêng. Chuyển giai đoạn là có ngay việc kế tiếp, hạn rõ ràng.
Tạo việc bàn giao, đợi thanh toán và tạo hợp đồng ngay trên cơ hội. Khi kết nối BowNow, trạng thái đã mua được ghi ngược về BowNow.
Bắt buộc ghi lý do thua. Báo cáo tổng hợp lý do để đội biết cần cải thiện điều gì.
Tự hẹn gọi lại sau N tháng. Khi kết nối BowNow, lead về Cold để marketing nuôi dưỡng tiếp và cơ hội tự mở lại khi khách nóng lại.
Chưa dùng BowNow? X-CRM B2B vẫn chạy đầy đủ: sales nhập lead tay với mức Hot, Warm hoặc Cool và đi đúng quy trình trên. Kết nối BowNow là tuỳ chọn, khi doanh nghiệp muốn nhận lead tự động và ghi ngược kết quả cho marketing.
Từ New Lead tới gia hạn hợp đồng, mỗi khâu đều rõ ai làm gì
| Khâu | Hệ thống tự làm | Sales làm |
|---|---|---|
| 1. New Lead | Nhận lead nhập tay hoặc từ BowNow (nếu kết nối), chống trùng, ghi nguồn, giao đúng sales, tạo việc gọi lần đầu theo mức Hot / Warm / Cool | Gọi lần đầu, ghi kết quả cuộc gọi |
| 2. Follow leadĐã liên hệ → Đàm phán | Mỗi giai đoạn tự tạo việc cần làm; không nghe máy thì hẹn gọi lại sau 4 giờ, tối đa 3 lần, kèm nhắc nhắn Zalo / SMS | Chuyển giai đoạn, ghi bối cảnh vào Trang ghi chú, nhắn Zalo / SMS |
| 3. Chốt deal | Tạo việc đợi thanh toán, bàn giao; cập nhật phễu và Báo cáo; ghi ngược trạng thái đã mua về BowNow (nếu kết nối) | Bấm Thắng hoặc Thua, ghi lý do thua |
| 4. Hợp đồng | Tạo hợp đồng ngay trên cơ hội thắng, điền sẵn công ty, người liên hệ, giá trị; theo dõi ngày hết hạn | Nhập số hợp đồng, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, link bản ký |
| 5. Gia hạn | Nhắc trước 90 / 60 / 30 / 7 ngày; mốc đầu tự tạo cơ hội "Gia hạn" kèm việc gọi khách | Trao đổi với khách; tạo hợp đồng gia hạn nối tiếp hoặc chấm dứt kèm lý do |
| PendingKhách chưa sẵn sàng | Tạo việc "Gọi lại khách Pending" sau N tháng (mặc định 3); nếu kết nối BowNow, lead về Cold để marketing nuôi dưỡng và cơ hội tự mở lại khi khách nóng lại | Chọn lý do và số tháng hẹn gọi lại |
Mọi tính năng bám theo một mục tiêu: không để lead hay khách hàng nào bị bỏ quên
Chuyển giai đoạn là có ngay việc kế tiếp
Bảng kéo thả theo giai đoạn, mỗi thẻ hiện mức độ, giá trị, giải pháp quan tâm và việc kế tiếp. Doanh nghiệp tự cấu hình theo đúng quy trình bán hàng của mình.
- Playbook theo giai đoạn: vào giai đoạn nào, hệ thống tạo sẵn việc của giai đoạn đó
- Tự thêm, đổi tên, sắp xếp giai đoạn và xác suất chốt
- Hạn rơi vào giờ làm việc: bỏ qua giờ nghỉ trưa, cuối tuần, ngày lễ
- Cơ hội đang mở mà không còn việc nào sẽ được nhắc xác định bước tiếp theo
Lead nóng được gọi khi khách còn đang quan tâm
Mỗi cơ hội có một mức độ. Lead nhập tay chọn Hot, Warm hoặc Cool (Cool cho danh sách sự kiện, giới thiệu); lead từ BowNow mang mức Hot hoặc Warm theo trạng thái trên BowNow.
- Lead tải tài liệu lúc 16:30 thứ Sáu: hạn gọi tự rơi vào đầu giờ làm việc kế tiếp
- Báo cáo đo tỷ lệ gọi lần đầu đúng hạn theo đúng các mốc trên
Sales thấy đủ bối cảnh trước khi nhấc máy
Doanh nghiệp đang dùng BowNow kết nối thêm để lead nóng tự vào pipeline. Mỗi cơ hội hiển thị dữ liệu BowNow trên cùng một màn hình, kèm điểm đánh giá để sales ưu tiên đúng khách.
- Dữ liệu BowNow: trạng thái, nguồn lead, tag, form đã gửi, số phiên truy cập, thông tin doanh nghiệp
- Hai điểm 0 - 100: mức độ quan tâm và khả năng chốt deal, xem được cách tính từng yếu tố
- Ghi ngược về BowNow: Thắng, Thua, Pending cập nhật trạng thái lead; ghi chú và cuộc gọi đẩy về dạng memo
Doanh thu định kỳ không phụ thuộc vào việc ai đó nhớ ngày hết hạn
Một công ty có nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng có người phụ trách riêng. Trạng thái tự tính: Đang hiệu lực, Sắp hết hạn, Đã hết hạn, Đã gia hạn, Đã chấm dứt.
- Chuỗi gia hạn: cơ hội gia hạn thắng thì tạo hợp đồng mới nối tiếp, điền sẵn từ hợp đồng cũ
- Đính kèm link bản ký, phụ lục (Google Drive, SharePoint, Dropbox)
Họp đầu tuần với số liệu của hôm nay
BOD và quản lý xem số liệu theo kỳ, theo sales, so với kỳ trước cùng số ngày đã trôi qua, không cần ai tổng hợp tay.
- Doanh số chốt, tỷ lệ thắng, giá trị trung bình mỗi deal, chu kỳ bán hàng
- Dự báo chốt theo tháng nhân với xác suất từng giai đoạn
- Phễu chuyển đổi chỉ ra bước làm rơi khách nhiều nhất
- Danh sách cơ hội cần quyết định: giá trị lớn, quá ngày chốt, không có bước tiếp theo
- Hiệu quả theo sales, nguồn lead, giải pháp, lý do thua
Sales mở máy là biết hôm nay gọi ai, nhắn gì
Cài X-CRM ra màn hình chính Android hoặc iPhone bằng một chạm, mở như một ứng dụng riêng. Thao tác được bằng một tay khi đang ở ngoài gặp khách.
- Thanh menu dưới: Tổng quan, Pipeline, Công việc, Công ty
- Gọi, nhắn Zalo ZNS / Zalo OA, SMS brandname ngay từ cơ hội theo mẫu có sẵn
- Đồng bộ công việc lên Google Calendar
Thêm những chi tiết giúp cả đội làm việc trơn tru
Trang ghi chú cho từng lead
Mỗi cơ hội có một không gian ghi chú tự do kiểu Notion, ngay dưới phần Việc tiếp theo, mở rộng được ra toàn màn hình.
- Gõ / để chọn kiểu khối: tiêu đề, danh sách, việc cần làm, ghi chú nổi bật
- Tự lưu sau khi ngừng gõ; hai người cùng sửa thì người lưu sau được hỏi giữ bản nào
- Quản lý và marketing đọc được bối cảnh khách trước khi hỗ trợ
Nhắc tên @ đồng nghiệp ngay trên cơ hội
Cần BOD duyệt chiết khấu hay quản lý hỗ trợ chốt deal, sales chỉ cần gõ @ trong ghi chú.
- Người được nhắc nhận thông báo trên chuông cạnh logo
- Mở được cơ hội đó kể cả khi không phải người phụ trách
- Chấm vàng là chưa xem, chấm xám là đã xem; xem lại 5 ngày gần nhất
Lọc đúng tệp khách, xuất đúng danh sách
Bộ lọc công ty ghép nhiều điều kiện, đếm ngay số công ty khớp khi đang chỉnh.
- Lọc theo ngành, tỉnh, quy mô, nguồn, sales phụ trách, hợp đồng sắp hết hạn, trường tuỳ chỉnh
- Lưu bộ lọc thành nút bấm nhanh, chia sẻ cho cả đội
- Xuất ra Excel; chỉ Quản lý, BOD, Quản trị được xuất và mỗi lần xuất đều ghi nhật ký
Phân quyền Thêm / Sửa / Xoá cho từng người
Mỗi người dùng một hàng, mỗi hạng mục ba quyền: Pipeline, Công việc, Công ty, Người liên hệ, Hợp đồng.
- Mặc định theo vai trò; ô có chấm vàng là đã chỉnh khác mặc định
- Nút không có quyền được ẩn, máy chủ vẫn kiểm tra mọi thao tác
- Xoá dữ liệu quan trọng phải gõ lại chữ DELETE và được ghi nhật ký
Chống trùng dữ liệu
Báo trùng ngay khi nhập theo email, số di động, mã số thuế. Gộp hồ sơ trùng vẫn giữ đủ lịch sử.
Danh bạ nhiều - nhiều
Một người gắn với nhiều công ty, giữ lịch sử chức vụ cũ. Trường tùy chỉnh cho công ty và cá nhân.
Giải pháp / Dịch vụ
Danh mục giải pháp theo nhóm; khi kết nối BowNow, nhu cầu trên form, tag tự gợi ý giải pháp khách quan tâm. Doanh số, tỷ lệ thắng theo từng giải pháp.
Nguồn cơ hội và nhóm khách hàng
Nguồn bắt buộc khi tạo cơ hội. Công ty tự chia thành tiềm năng, hiện hữu, đối tác bán hàng.
Công việc và lịch
Danh sách, kanban, theo pipeline, lịch tuần / tháng. Loại công việc do quản trị tự định nghĩa.
Dữ liệu ở lại khi nhân sự nghỉ
Khoá tài khoản kèm bàn giao toàn bộ cơ hội và việc đang mở cho người khác.
Mỗi người thấy và làm đúng phần việc của mình
Phân quyền theo hai chiều: Bộ phận (Sales, Marketing) và Cấp bậc (Nhân sự, Quản lý, BOD), cộng quyền Quản trị hệ thống. Máy chủ kiểm tra mọi thao tác, không chỉ ẩn nút trên giao diện.
BOD
Xem số liệu realtime, so sánh kỳ, dự báo doanh thu, quyết định deal lớn.
Toàn quyền, kể cả Cài đặt hệ thốngTrưởng phòng kinh doanh
Theo dõi đội, giao lại lead và hợp đồng, xử lý deal chậm, gộp dữ liệu trùng.
Toàn bộ lead, hợp đồng của độiNhân viên kinh doanh
Mở máy là biết hôm nay gọi ai, nhắn gì; ghi kết quả, theo dõi hợp đồng mình phụ trách.
Chỉ lead, hợp đồng mình phụ tráchTrưởng phòng marketing
Đánh giá chất lượng lead theo kênh, giữ dữ liệu sạch bằng cách gộp trùng.
Xem toàn bộ, thêm ghi chúNhân viên marketing
Theo dõi lead mình tạo ra được xử lý ra sao, góp ý cho sales qua ghi chú.
Xem toàn bộ, thêm ghi chúQuản trị viên
Cấu hình người dùng, pipeline, loại công việc, trường tùy chỉnh, tích hợp.
Toàn bộMỗi lợi ích gắn với một chỉ số có sẵn trong hệ thống
Doanh nghiệp tự đo kết quả sau khi dùng, không cần dựa vào cảm nhận của từng người.
Hai gói, đầy đủ tính năng, trả trước 12 tháng tiết kiệm tới 25%
Giá tính theo số người dùng. Cả hai gói dùng cùng một hệ thống X-CRM B2B, chỉ khác quy mô đội.
Cá nhân
1 người dùng · cho chủ doanh nghiệp hoặc sales tự quản lý khách hàng của mình
- Pipeline, việc tự động, hạn gọi theo Hot / Warm / Cool
- Hợp đồng và nhắc gia hạn 90 / 60 / 30 / 7 ngày
- Zalo, SMS, Google Calendar; kết nối BowNow (tuỳ chọn)
- Báo cáo, dùng trên điện thoại như ứng dụng
Doanh nghiệp
Từ 2 tới 5 người dùng · trọn gói một mức giá cho cả đội
- Toàn bộ tính năng của gói Cá nhân
- Phân quyền theo Bộ phận x Cấp bậc, chi tiết Thêm / Sửa / Xoá
- Tự giao lead, nhắc tên @ đồng nghiệp, chống trùng giữa các sales
- Báo cáo hiệu quả từng sales, bàn giao khi nhân sự nghỉ
Đội trên 5 người dùng: liên hệ để được tư vấn gói phù hợp.
Phí gửi Zalo ZNS và SMS brandname tính theo bảng giá của Zalo và eSMS.vn.
Trải nghiệm trên hệ thống demo trước, cấu hình theo quy trình của doanh nghiệp sau
Dùng thử hệ thống demo
- Truy cập
Mở democrm.b2bconversion.vn bằng máy tính hoặc điện thoại.
- Chọn vai trò
6 tài khoản demo theo sơ đồ nhân sự: BOD, Sales, Marketing ở cấp Quản lý và Nhân sự.
- Đăng nhập
Đọc lưu ý trước khi dùng thử, tích xác nhận rồi đăng nhập.
- Trải nghiệm
Nhận lead, gọi lần đầu, chuyển giai đoạn, tạo hợp đồng, xem Báo cáo; đổi tài khoản để thấy phân quyền.
- Đặt lịch triển khai
Liên hệ B2BConversion để cấu hình theo quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
Triển khai cho doanh nghiệp
- Khảo sát
Quy trình bán hàng, các giai đoạn, nguồn lead và cách phân loại Hot / Warm / Cool.
- Khởi tạo
Hệ thống riêng, tên miền có HTTPS; kết nối BowNow nếu doanh nghiệp đang dùng.
- Cấu hình
Pipeline, việc tự động, giờ làm việc, danh mục giải pháp, mốc nhắc gia hạn, mẫu tin nhắn.
- Người dùng và dữ liệu
Tạo tài khoản theo Bộ phận và Cấp bậc; nhập hợp đồng đang hiệu lực; nối Zalo OA, eSMS, Google Calendar.
- Đào tạo và chạy thật
Đào tạo đội Sales, Marketing, Quản lý và chạy thử trên dữ liệu thật.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp chưa dùng BowNow có dùng được X-CRM B2B không?
Được. Sales nhập lead tay với mức Hot, Warm hoặc Cool và nguồn cơ hội; pipeline, việc tự động, hợp đồng, báo cáo vận hành như nhau. Khi doanh nghiệp dùng BowNow, lead Hot và Warm sẽ tự vào pipeline và kết quả được ghi ngược lại.
Dữ liệu khách hàng lưu ở đâu và thuộc về ai?
X-CRM B2B chạy trên hạ tầng đám mây Cloudflare với tên miền riêng có HTTPS. Mỗi doanh nghiệp có hệ thống và dữ liệu riêng, sao lưu và khôi phục được theo thời điểm trong 30 ngày. Dữ liệu khách hàng thuộc về doanh nghiệp. Có thể cài trên máy chủ riêng (VPS) nếu có yêu cầu.
Có điều chỉnh được theo quy trình bán hàng riêng của công ty không?
Có. Quản trị viên tự thêm, đổi tên, sắp xếp giai đoạn pipeline, đặt xác suất chốt và bộ việc tự động cho từng giai đoạn; tự định nghĩa loại công việc, nguồn cơ hội, trường tùy chỉnh, giờ làm việc và ngày nghỉ lễ.
Gói Doanh nghiệp tính phí như thế nào?
2.000.000đ mỗi tháng cho cả đội từ 2 tới 5 người dùng. Trả trước 12 tháng là 18.000.000đ thay vì 24.000.000đ, tiết kiệm 25%. Đội trên 5 người dùng vui lòng liên hệ để được tư vấn.
Sales dùng trên điện thoại được không?
Được. X-CRM B2B cài ra màn hình chính Android hoặc iPhone bằng một chạm, có thanh menu dưới, bảng hiện thành thẻ, Pipeline và Kanban xếp dọc để thao tác bằng một tay.
Dữ liệu tôi nhập trên hệ thống demo có ai thấy không?
Không. Mỗi lần đăng nhập demo là một phiên thử riêng trong 6 giờ, bắt đầu từ cùng bộ dữ liệu mẫu. Hết 6 giờ, hệ thống tự đăng xuất và xoá dữ liệu thử.
Bắt đầu từ lead tiếp theo của doanh nghiệp anh chị
Tự trải nghiệm luồng làm việc của BOD, Sales và Marketing trên hệ thống demo, hoặc trao đổi với B2BConversion để cấu hình X-CRM B2B theo quy trình bán hàng thực tế.